No hay duda de que la comunicación efectiva es el pilar de cualquier organización exitosa. Para lograr una entrega efectiva, debes asegurarte de que tus empleados tengan una forma fluida y efectiva de comunicarse entre sí. Esto ayudará a que tu empresa trabaje de manera eficiente y brinde un servicio de calidad a tus clientes.
Aunque hay muchas formas en las que los empleados pueden comunicarse internamente, organizar una reunión individual es una excelente manera de colaborar. No es ningún secreto que la COVID-19 ha cambiado la comunicación empresarial, lo que ha hecho que las reuniones virtuales cara a cara sean más importantes que nunca. Ahora tenemos programas de software de videoconferencia que facilitan las reuniones virtuales individuales sin complicaciones.
Además, las reuniones individuales también se pueden llevar a cabo con interacciones cara a cara. En breve, te guiaré sobre cómo llevar a cabo una reunión individual exitosa. Antes de comenzar, ¿cuáles son los beneficios de las reuniones cara a cara?
- A veces, una retroalimentación honesta es más proactiva que la opinión de un experto sobre cómo mejorar la salud mental de tu empresa. Una reunión individual es una forma perfecta de obtener comentarios genuinos de los miembros de tu equipo sobre las políticas de la empresa, las condiciones de trabajo y las observaciones sobre las ventas y los clientes.
- Es eficaz para fortalecer el trabajo en equipo con tus empleados.
- Garantiza un ambiente de trabajo amigable y saludable.
- Es el lugar perfecto para explorar algunas de las mejores ideas de compromiso de los empleados.
- Obtendrás indicaciones sobre en qué aspectos debes trabajar en tu negocio.
- Cuando organizas una reunión cara a cara exitosa, tiene un impacto positivo en tu embudo de ventas.
Ahora que eso está claro, pasemos a todo lo que necesitas hacer para tener una reunión individual exitosa.
Prepárate
El éxito de una reunión individual tiene mucho que ver con la preparación previa al encuentro. Esta preparación abarca desde programar la reunión hasta decidir los temas a tratar, planificar y establecer metas y objetivos.
En primer lugar, una forma de asegurar el éxito es recordarles a los miembros de tu equipo acerca de la reunión cara a cara. Puedes enviar un recordatorio por correo electrónico o mensajes de texto, con intervalos de tres meses, cuatro semanas, siete días y 24 horas antes del día señalado.
Es recomendable repasar tus notas unas horas antes de la reunión para asegurarte de que todo esté en orden. Si esta es tu primera reunión cara a cara, es normal sentirse nervioso. Trata de no presionarte demasiado. Si sigues todo lo indicado en esta guía, estarás bien.
Mantén tu mente abierta
Si cada conversación durante la reunión se enfoca únicamente en el trabajo, la reunión tiende a volverse incómoda y tensa rápidamente. Sin embargo, un poco de humor y charla informal hará que la otra persona se relaje y hable libremente. Recuerda que el objetivo aquí es obtener una retroalimentación honesta.
Haz las preguntas correctas
Es bastante fácil desviarse en una interacción cara a cara. Anteriormente, hice hincapié en la necesidad de mantener una conversación amigable. Sin embargo, hay una línea muy delgada entre ser demasiado profesional y hacer que tu empleado se sienta incómodo. Es por eso que he seleccionado algunas preguntas relevantes para tu reunión individual. Con estas preguntas, podrás tener una conversación interesante y también te ayudarán a lograr las metas y objetivos establecidos.
- Preguntas de seguimiento personal: Comienza la reunión con preguntas personales. Estas preguntas te ayudarán a evaluar el estado de ánimo de la otra persona y entender cómo les va a tus miembros del equipo (sin adentrarte demasiado en lo personal). Trata de no ser invasivo con estas preguntas.
- ¿Cómo estás?
- ¿Cómo te va hoy?
- En nuestra última sesión, mencionaste que tenías algunas dificultades con (menciona los desafíos), ¿cómo va todo?
- Preguntas relacionadas con el trabajo: Estas preguntas se centran en la confianza de la empresa, encuestas de compromiso o incluso grandes cambios en la organización. Te ayudarán a determinar cuán conectados se sienten tus empleados con la empresa. Además, te permitirán conocer su progreso dentro de la empresa. Algunas de estas preguntas incluyen:
- ¿Tienes alguna observación con respecto a los cambios recientes (menciona cualquier desarrollo reciente en tu empresa, como el lanzamiento de un producto o nuevas políticas de la empresa)?
- ¿Qué tan seguro te sientes con la visión de la empresa?
- ¿Qué tan alineado te sientes con la dirección hacia la que se dirige la empresa?
- ¿Dónde crees que estará la empresa en los próximos 3 a 5 años?
- Durante el tiempo que has estado en la empresa (años/meses), ¿qué te ha desafiado?
- ¿Qué es lo que más te inspira desde que estás con nosotros?
- Preguntas para fomentar el trabajo en equipo: No es ningún secreto que la individualidad y la falta de unidad hacen que el lugar de trabajo sea un infierno. Antes de que un equipo pueda prosperar, debe haber cierto nivel de conexión y buena relación entre los miembros. Estas preguntas interpersonales te ayudarán a poner orden en tu equipo.
- ¿Cómo describirías tu relación con tus compañeros de trabajo?
- ¿Hay alguna interacción en particular que te gustaría discutir?
- ¿Tienes algún comentario o retroalimentación para mí?
Presta total atención
Una reunión individual debe ser un espacio seguro donde los miembros de tu equipo puedan expresarse. A medida que proporcionen respuestas a cada una de estas preguntas, es primordial prestar atención total a lo que dicen.
No los interrumpas cuando estén hablando. En su lugar, tómate el tiempo para escuchar sus aportes e intenta reconocer sus sugerencias. Según el informe “State of Meetings Report 2019” de Doodle, existen importantes factores que pueden dejar a los asistentes de una reunión irritados e insatisfechos. Este informe clasifica interrumpir a los demás (50%) y no escuchar a los demás (49%) como algunos de los principales problemas.
Si se trata de una reunión virtual, asegúrate de estar en un entorno tranquilo. Consulta este recurso sobre cómo llevar a cabo una reunión virtual exitosa.
Lugares como el jardín de la oficina, el vestíbulo o una cafetería son perfectos para una reunión individual.
Si es necesario hacer preguntas, asegúrate de hacerlo de manera educada y amigable.
Toma nota
Tomar notas no es una pérdida de tiempo. Te ayuda a mantener un registro de las cosas en las que debes trabajar en tu empresa. Es probable que tengas reuniones individuales con todos los miembros de tu equipo. Toma nota de los puntos clave de cada uno. No es recomendable tomar notas en la computadora, ya que puedes distraerte fácilmente con las notificaciones, lo que interrumpirá el flujo de la interacción con tu compañero de equipo.
Además de tomar notas, también puedes grabar la pantalla con programas de screencasting para reuniones virtuales.
Termina en una buena nota
Asegúrate de terminar las reuniones individuales en una nota positiva y asegúrate de que tu colega esté comprometido al final de la reunión. Un informe de Gallup muestra que en 2020, sólo el 36% de los empleados están comprometidos en su lugar de trabajo, lo que significa que el 64% de los empleados no están comprometidos.
Hoy en día, muchos lugares de trabajo todavía no logran acertar con el compromiso de los empleados. Los miembros de tu equipo deberían sentirse motivados y renovados después de una reunión, no al revés. Una reunión ideal debería tener como objetivo cerrar la brecha entre la dirección y sus empleados. Puedes ponerte en una posición vulnerable buscando su opinión y consejo sobre tus habilidades de gestión.
Además, no todo debe girar en torno a ti y a la empresa. Da cumplidos genuinos. Hazles saber que aprecias su esfuerzo y contribución al desarrollo de tu empresa.
Por último
Todo lo que se ha mencionado aquí, desde prepararse hasta finalizar una reunión individual de manera positiva, garantizará que obtengas un excelente resultado. No obstante, mejorar las relaciones interpersonales y la comunicación intrapersonal asegurará un aumento en tu nivel de productividad. ¿Cómo es eso? Cuando el compromiso de tus empleados es excelente y tienes un entorno laboral saludable, tus miembros de equipo están felices. Y cuando están felices, se produce un aumento en el nivel de tu rendimiento.
